Auteur: Rachid El Hamri

Wanneer een werknemer langdurig ziek wordt, brengt dit voor u als werkgever zowel vragen als wettelijke verplichtingen met zich mee. Hoe zorgt u voor een verantwoorde terugkeer op de werkvloer, waar begint u en hoe voorkomt u kostbare loonsancties van het UWV?

Bij de re-integratie wordt eerst onderzocht welke mogelijkheden er zijn binnen de eigen organisatie. Dit noemen we re-integratie in het eerste spoor. In dit artikel leggen we uit wat re-integratie 1e spoor inhoudt, hoe het proces verloopt en welke rechten en plichten beide partijen hebben.

Wat is re-integratie 1e spoor?

Re-integratie eerste spoor omvat alle activiteiten die erop zijn gericht om een zieke werknemer te laten terugkeren binnen de eigen organisatie. Het doel is een duurzame werkhervatting bij de huidige werkgever.

Eerst wordt gekeken naar een terugkeer in de eigen functie. Als dat nodig is, kan het werk tijdelijk of blijvend worden aangepast. Denk aan minder uren, andere werktijden, aangepaste taken, extra begeleiding of een aangepaste werkplek.

Is terugkeer in de eigen functie niet mogelijk? Dan moet de werkgever onderzoeken of er ander passend werk binnen de organisatie beschikbaar is. Daarbij wordt gekeken naar bestaande functies, maar ook naar functies die door aanpassingen of een andere verdeling van taken passend kunnen worden gemaakt.

De re-integratie start zodra de werknemer belastbaar is voor re-integratieactiviteiten. Soms is dat al kort na de ziekmelding. In andere situaties moet eerst meer duidelijkheid komen over de belastbaarheid of het herstel.

Is re-integratie eerste spoor verplicht?

De verplichtingen rond re-integratie zijn vastgelegd in de Wet verbetering Poortwachter, de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar en het Burgerlijk Wetboek. Werkgever en werknemer zijn samen verantwoordelijk voor een goede aanpak. Zij kunnen daarbij worden ondersteund door een bedrijfsarts, arbodienst, arbeidsdeskundige of re-integratiebedrijf.

De werkgever moet zich gedurende maximaal 104 weken inspannen voor de re-integratie en het loon doorbetalen. Wettelijk gaat het om minimaal 70% van het loon. In het eerste ziektejaar mag het loon meestal niet onder het minimumloon uitkomen. Een cao of arbeidsovereenkomst kan recht geven op een hogere loondoorbetaling.

Blijkt bij de beoordeling van het re-integratieverslag dat de werkgever onvoldoende heeft gedaan? Dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. De werkgever moet het loon dan maximaal 52 weken langer doorbetalen. Ook blijft het opzegverbod tijdens ziekte gedurende deze verlengde periode van kracht. UWV beoordeelt hiervoor het re-integratieverslag.

Hoe verloopt het re-integratieproces?

Het re-integratieproces kent verschillende vaste momenten.

Eerste week

De werkgever meldt de werknemer uiterlijk in de eerste week aan bij de arbodienst of bedrijfsarts. De werkgever mag bij de ziekmelding niet vragen naar de diagnose of medische behandeling. Wel mag worden gevraagd hoe lang het verzuim naar verwachting duurt.

Week 6

Uiterlijk in week 6 stelt de bedrijfsarts of arbodienst een Probleemanalyse op. Hierin staat onder meer welke mogelijkheden de werknemer heeft om te werken en welke factoren de werkhervatting kunnen belemmeren. De werkgever ontvangt geen medische informatie over de diagnose of behandeling.

Week 8

Uiterlijk in week 8 stellen werkgever en werknemer samen een Plan van Aanpak op. Hierin staan de doelen, afspraken en acties voor de re-integratie. Het kan bijvoorbeeld gaan om een opbouwschema, aangepaste werkzaamheden, scholing, een werkplekaanpassing of begeleiding.

Ook wordt een casemanager aangewezen. Deze persoon bewaakt de afspraken en houdt in de gaten of het Plan van Aanpak op tijd wordt geëvalueerd en aangepast.

Iedere zes weken

Werkgever en werknemer bespreken regelmatig de voortgang. In de praktijk gebeurt dit doorgaans minimaal iedere zes weken. Als de situatie of belastbaarheid verandert, moet het Plan van Aanpak worden bijgesteld.

Week 42

Is de werknemer na 42 weken nog ziek? Dan moet de werkgever de werknemer uiterlijk op de eerste werkdag na de 42e ziekteweek ziek melden bij het UWV. Dit heet de 42e-weeksmelding.

Week 52

Na één jaar ziekte vindt de Eerstejaarsevaluatie plaats. Werkgever en werknemer kijken terug op het eerste ziektejaar en bespreken of de gekozen aanpak nog passend is.

Ook wordt nadrukkelijk gekeken naar de mogelijkheden voor het tweede ziektejaar. Als er geen duidelijk perspectief is op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie, moet spoor 2 worden gestart.

Een arbeidsdeskundig onderzoek kan hierbij helpen. Dit onderzoek is niet in iedere situatie verplicht, maar kan inzicht geven in de mogelijkheden binnen de eigen organisatie en in passende functies.

Rond week 58

Als er geen structurele mogelijkheden zijn binnen de eigen organisatie, moet een adequaat tweede-spoortraject uiterlijk binnen zes weken na de Eerstejaarsevaluatie worden gestart. Spoor 1 kan daarnaast blijven doorlopen. Beide trajecten kunnen dus parallel worden uitgevoerd.

Week 91

Rond week 91 stellen werkgever en werknemer de Eindevaluatie op. Hierin geven zij aan wat er tijdens de eerste twee ziektejaren is gedaan en wat de actuele stand van zaken is.

Week 93

De werknemer kan vanaf week 93 een WIA-uitkering aanvragen. Bij de aanvraag wordt het re-integratieverslag ingediend. Dit verslag bestaat onder meer uit de Probleemanalyse, het Plan van Aanpak, de Eerstejaarsevaluatie, het Actueel oordeel van de bedrijfsarts, de Eindevaluatie en een oordeel van de werknemer.

Rechten en plichten van de werkgever

De werkgever heeft de regie over het re-integratieproces. Dat betekent niet dat de werkgever alle medische details mag opvragen of zelf bepaalt welke werkzaamheden medisch verantwoord zijn. De bedrijfsarts beoordeelt de belastbaarheid en adviseert over de mogelijkheden.

De belangrijkste verplichtingen van de werkgever zijn:

• De werknemer tijdig aanmelden bij de arbodienst of bedrijfsarts;
• Samen met de werknemer een Plan van Aanpak opstellen;
• Passend werk aanbieden;
• Aanpassingen aan werkzaamheden, werktijden of de werkplek onderzoeken;
• Mogelijkheden binnen de hele organisatie in kaart brengen;
• De voortgang regelmatig bespreken en afspraken bijstellen;
• Een re-integratiedossier en re-integratieverslag bijhouden;
• Deskundige hulp inschakelen wanneer dat nodig is;
• de redelijke kosten van de re-integratie dragen;
• Het loon gedurende maximaal 104 weken doorbetalen.

De werkgever moet niet alleen kijken naar bestaande functies. Ook een andere verdeling van taken, jobcarving, extra begeleiding of het creëren van aangepast werk kan onderdeel zijn van spoor 1. Wat redelijk is, hangt af van de omstandigheden en de omvang van de organisatie.

Daar staan ook rechten tegenover. De werkgever mag van de werknemer verlangen dat deze meewerkt aan redelijke re-integratieafspraken, op afspraken bij de bedrijfsarts verschijnt en passend werk verricht.

Houdt de werknemer zich zonder geldige reden niet aan de re-integratieverplichtingen? Dan kan de werkgever onder voorwaarden het loon opschorten of stopzetten. Dit moet zorgvuldig gebeuren. De werknemer moet vooraf worden geïnformeerd over de verplichting en de mogelijke gevolgen van het niet meewerken.

Rechten en plichten van de werknemer

De werknemer moet actief meewerken aan de re-integratie. Daaronder vallen onder meer:

• Afspraken uit het Plan van Aanpak nakomen;
• Verschijnen bij de bedrijfsarts of arbodienst;
• Meewerken aan redelijke werkhervattingsafspraken;
• Passend werk accepteren;
• Zelf voorstellen doen voor werkhervatting;
• Informatie verstrekken die nodig is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en de re-integratie.

De werknemer hoeft de werkgever niet te vertellen welke diagnose of behandeling van toepassing is. Medische informatie valt onder het beroepsgeheim van de bedrijfsarts en mag niet zomaar met de werkgever worden gedeeld.

De werknemer heeft recht op de wettelijke of contractuele loondoorbetaling en op een veilige werkomgeving. Ook moet de werkgever redelijke aanpassingen onderzoeken wanneer die nodig zijn om werkhervatting mogelijk te maken.

Is de werknemer het niet eens met het advies van de bedrijfsarts? Dan kan hij een second opinion aanvragen bij een andere bedrijfsarts. Bij een verschil van mening over bijvoorbeeld passend werk, de re-integratie-inspanningen of de mogelijkheid om het eigen werk te hervatten, kunnen werkgever en werknemer een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Het UWV geeft hierover verschillende voorbeelden.

Het verschil tussen spoor 1 en spoor 2

Spoor 2 kan ook bestaan uit werkhervatting via detachering. De werknemer blijft dan in dienst bij de huidige werkgever, maar werkt tijdelijk bij een andere organisatie.

Wanneer stapt u over van spoor 1 naar spoor 2?

Het uitgangspunt is dat eerst wordt gekeken naar terugkeer binnen de eigen organisatie. Dat betekent niet dat spoor 2 pas na één jaar ziekte mag beginnen. Zodra duidelijk is dat er geen zicht is op structurele hervatting binnen de organisatie, moet een tweede-spoortraject worden gestart.

Na de Eerstejaarsevaluatie mag spoor 2 alleen achterwege blijven als er binnen drie maanden een concreet perspectief bestaat op structurele werkhervatting in de eigen functie, aangepast eigen werk of ander passend werk binnen de organisatie.

Spoor 1 en spoor 2 kunnen ook parallel worden ingezet. Dat is bijvoorbeeld verstandig wanneer nog niet zeker is of terugkeer binnen de organisatie lukt, maar er wel twijfel bestaat over de haalbaarheid op langere termijn. Zo blijven interne mogelijkheden onderzocht terwijl de werknemer ook wordt voorbereid op kansen buiten de organisatie.

Zorgvuldige dossieropbouw

Een goede dossieropbouw is belangrijk tijdens het hele re-integratieproces. Leg daarom afspraken, gesprekken, evaluaties, aangeboden werkzaamheden en eventuele aanpassingen schriftelijk vast.

Beschrijf ook waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Als passend werk niet wordt aangeboden, moet duidelijk zijn waarom dit niet mogelijk of niet redelijk was. Hetzelfde geldt wanneer een traject wordt uitgesteld of een werknemer tijdelijk niet kan re-integreren.

Let erop dat medische gegevens niet in het werkgeversdossier terechtkomen. De werkgever mag wel informatie vastleggen over de functionele mogelijkheden, beperkingen en gemaakte werkafspraken, zolang dit geen medische diagnose of behandelgegevens bevat.

Het UWV gebruikt het re-integratieverslag bij de beoordeling na twee jaar ziekte. Ontbrekende of onvoldoende onderbouwde informatie kan leiden tot vragen, vertraging of een loonsanctie.

Hulp nodig bij re-integratie eerste spoor?

Re-integratie volgens de Wet verbetering Poortwachter vraagt om een tijdige en zorgvuldige aanpak. Proficiënt Groep ondersteunt werkgevers bij arbeidsdeskundige onderzoeken, re-integratie in het eerste en tweede spoor en het opbouwen van een compleet re-integratiedossier.

Neem vrijblijvend contact op met Proficiënt Groep voor advies over de re-integratie van uw werknemer.

Wat is re-integratie derde spoor?

Wanneer een werknemer langdurig ziek is, treden de verplichtingen van de Wet verbetering Poortwachter in werking. De meeste werkgevers zijn bekend met het eerste spoor (terugkeer binnen de eigen organisatie) en het tweede spoor (re-integratie bij een andere werkgever).

Maar wat gebeurt er als de grens van twee jaar (104 weken) verzuim wordt bereikt en de werknemer nog steeds niet (volledig) aan het werk is? In dat stadium kan de re-integratie in het derde spoor aan de orde komen. Wat houdt dit precies in, wanneer is het van toepassing en welke financiële risico’s loopt u als werkgever?

Wat is het derde spoor?

Re-integratie in het derde spoor start na de loondoorbetalingsverplichting van twee jaar. Het is specifiek bedoeld voor ex-werknemers die door het UWV gedeeltelijk arbeidsongeschikt zijn verklaard en instromen in de WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsongeschikten), een onderdeel van de WIA.

Waar het eerste en tweede spoor wettelijk verplicht zijn tijdens de eerste twee ziektejaren, is het derde spoor een traject dat plaatsvindt na deze periode. Het doel blijft ongewijzigd: de ex-werknemer begeleiden naar passend en duurzaam werk, zodat de restverdiencapaciteit optimaal wordt benut en de instroom in de uitkering wordt beperkt.

Belangrijk onderscheid: De wettelijke re-integratieplicht in het derde spoor ligt primair bij werkgevers die eigenrisicodrager (ERD) voor de WGA zijn. Bent u publiek verzekerd via het UWV? Dan voert het UWV de re-integratie uit, maar kunt u ervoor kiezen om de regie zelf te nemen om de schadelast op uw gedifferentieerde WGA-premie te beperken.

Wanneer krijgt u te maken met het derde spoor?

Na twee jaar ziekte voert het UWV de WIA-beoordeling uit. Afhankelijk van de uitkomst zijn er drie scenario’s:

Minder dan 35% arbeidsongeschikt

De werknemer heeft geen recht op een WIA-uitkering en valt buiten de WGA-instroom. De verantwoordelijkheid ligt bij de reguliere arbeidsmarkt (eventueel via de WW).

Meer dan 80% arbeidsongeschikt en duurzaam (IVA)

De werknemer stroomt in de IVA (Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten). Omdat herstel medisch niet meer mogelijk is, geldt er geen re-integratieverplichting.

Tussen de 35% en 80% arbeidsongeschikt (of volledig kans op herstel)

De werknemer krijgt een WGA-uitkering. Dit is het specifieke moment waarop het derde spoor relevant wordt.

Waarom is het derde spoor cruciaal voor de werkgever?

Veel werkgevers denken dat de verantwoordelijkheid stopt zodra de werknemer de 104 weken verzuim passeert en uit dienst treedt. Dit is echter een misvatting met potentieel grote financiële gevolgen.

Indien u eigenrisicodrager bent voor de WGA, bent u tot wel 10 jaar lang verantwoordelijk voor de kosten van de WGA-uitkering én de re-integratiebegeleiding van deze ex-werknemer. Bent u geen eigenrisicodrager? Dan betaalt u de rekening indirect via een verhoogde gedifferentieerde premie Whk (Werkhervattingkas) aan de Belastingdienst.

Verschillen tussen spoor 1, 2 en 3

Om de structuur binnen het verzuimmanagement helder te houden, vindt u hieronder een overzicht van de drie re-integratiesporen:

Hoe ziet een derde spoortraject eruit?

Een traject in het derde spoor is altijd maatwerk, omdat er vaak al sprake is van een langdurige medische voorgeschiedenis en opgebouwde afstand tot de arbeidsmarkt. Het traject omvat doorgaans de volgende stappen:

• Arbeidsmarktpositieprofiel: Er wordt gekeken naar de huidige benutbare mogelijkheden (rekening houdend met de UWV-beoordeling), vaardigheden en wensen van de ex-werknemer.
• Intensieve jobcoaching en actieve bemiddeling: Begeleiding bij sollicitaties, het netwerken en het benaderen van potentiële werkgevers.
• Inzet van instrumenten: Denk aan proefplaatsingen, loonkostensubsidies of de no-riskpolis om de drempel voor een nieuwe werkgever zo laag mogelijk te maken.

Derde spoor in het kort

Re-integratie in het derde spoor vormt de sluitpost van een langdurig verzuimtraject. Hoewel de actieve loondoorbetalingsverplichting na twee jaar stopt, blijven de financiële en administratieve risico’s voor de werkgever via de WGA-instroom nog jarenlang doorlopen. Een zorgvuldig en professioneel ingericht derde spoortraject is daarom van groot belang. Het biedt de ex-werknemer de nodige ondersteuning naar een duurzame terugkeer op de arbeidsmarkt, terwijl het tegelijkertijd zorgt voor een heldere beheersing van de langetermijnrisico’s binnen de organisatie.

Wanneer tweede spoor re-integratie inzetten?

Binnen het Nederlandse verzuimmanagement is het tweede spoor een van de meest kritische onderdelen van de Wet verbetering Poortwachter. Toch roept het opstarten van dit traject bij werkgevers en HR-professionals vaak vragen op. Wanneer bent u verplicht om het tweede spoor in te zetten, wat zijn de uitzonderingen, en wat gebeurt er als een werknemer niet meewerkt?

In dit artikel lichten we toe wanneer u een tweede spoor re-integratietraject start, wat de wettelijke kaders zijn en hoe u risico’s op UWV-sancties minimaliseert.

Wat is re-integratie in het tweede spoor?

Kort samengevat houdt het tweede spoor (Spoor 2) in dat een langdurig zieke werknemer wordt begeleid naar een passende functie bij een andere werkgever. Dit traject wordt parallel aan of volgend op het eerste spoor (re-integratie binnen de eigen organisatie) ingezet wanneer blijkt dat terugkeer in de eigen organisatie niet meer realistisch is.

Wanneer is een tweede spoor traject verplicht?

Als werkgever bent u wettelijk verplicht om een tweede spoor traject op te starten zodra vaststaat dat de eigen werknemer niet meer duurzaam kan terugkeren in de eigen organisatie. Dit moment wordt uiterlijk bepaald tijdens de Eerstejaarsevaluatie (rond week 52 van het verzuim), maar moet vaak al eerder worden ingezet.

De verplichting geldt in de volgende situaties:

Geen herstelmogelijkheden binnen de eigen organisatie

Uit een arbeidsdeskundig onderzoek of advies van de bedrijfsarts blijkt dat er binnen uw organisatie geen passend werk is (en dit ook niet gecreëerd kan worden door aanpassingen).

De grens van één jaar verzuim is bereikt

De Wet verbetering Poortwachter schrijft voor dat als een werknemer na 12 maanden nog niet volledig is hersteld, het tweede spoor uiterlijk in week 6 na de eerstejaarsevaluatie (dus rond week 58) moet zijn opgestart, tenzij er een gegronde reden is om hiermee te wachten.

Risico bij uitstel: Start u het traject te laat op zonder medische of arbeidskundige onderbouwing? Dan beschouwt het UWV dit bij de WIA-toetsing na twee jaar als een re-integratielacune, wat vrijwel altijd leidt tot een loonsanctie (tot maximaal 52 weken extra loondoorbetaling).

Wanneer is het tweede spoor niet verplicht?

Er zijn specifieke situaties waarin u het tweede spoor (tijdelijk) achterwege mag laten of waarin het simpelweg niet verplicht is:

Volledige focus op Spoor 1 met onderbouwing

Indien er op basis van een heldere visie van de bedrijfsarts/arbeidsdeskundige bewust voor wordt gekozen om de re-integratie uitsluitend in spoor 1 af te ronden (bijvoorbeeld omdat herplaatsing intern op korte termijn gegarandeerd is). Let op: dit is zonder waterdichte onderbouwing erg riskant.

Geen benutbare mogelijkheden (Marginale mogelijkheden)

Indien de werknemer door de bedrijfsarts op medische gronden volledig arbeidsongeschikt is verklaard en er tijdelijk of permanent geen ‘benutbare mogelijkheden’ zijn (bijvoorbeeld bij opname in een instelling of terminale ziekte). Dit moet periodiek door de bedrijfsarts worden herbeoordeeld.

Kan een medewerker een tweede spoor traject weigeren?

Nee, een medewerker kan een tweede spoor traject niet wettelijk weigeren. Re-integratie is een tweezijdige verplichting. Net zoals u als werkgever de plicht heeft om het traject aan te bieden en te betalen, heeft de werknemer de wettelijke plicht om hier actief en te goeder trouw aan mee te werken.

Wat als de werknemer toch weigert of stagneert?

Wanneer een werknemer weigert mee te werken aan het opstellen van een profiel, niet verschijnt bij het re-integratiebureau of passende sollicitaties afwijst, dient u als werkgever direct actie te ondernemen om uw Poortwachter-dossier te beschermen:

• Het gesprek aangaan: Schriftelijk en mondeling wijzen op de re-integratieplichten.
• Deskundigenoordeel UWV: Bij aanhoudende discussie kunt u een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV over de medewerking van de werknemer.
• Sancties opleggen: Indien de werknemer zonder geldige reden blijft weigeren, bent u wettelijk verplicht om over te gaan tot loonopschorting of, in het uiterste geval, een loonstop. Doet u dit niet, dan straft het UWV ú na 104 weken af met een loonsanctie wegens onvoldoende regievoering.

Wat als het traject niet succesvol is?

Een veelgehoorde zorg is: “Wat als we een intensief tweede spoor traject doorlopen, maar de werknemer vindt na twee jaar nog steeds geen nieuwe baan?”

Voor de Wet verbetering Poortwachter is een traject succesvol als er aan de inspanningsverplichting is voldaan, niet puur en alleen als er een resultaat (een nieuwe baan) is geboekt. Het UWV toetst bij de WIA-aanvraag of er gedurende de hele periode een adequaat, onafgebroken en kwalitatief goed traject is aangeboden.

Als de werknemer aantoonbaar voldoende heeft gesolliciteerd, de begeleiding sluitend was en de rapportages compleet zijn, heeft u als werkgever aan uw verplichtingen voldaan. Het dossier is dan ‘Poortwachter-proof’. De werknemer stroomt na week 104 door naar de WIA-beoordeling zonder dat u een loonsanctie riskeert.

Het belang van een tijdig Arbeidsdeskundig Onderzoek

Om te bepalen wanneer het exacte moment daar is om het tweede spoor in te zetten, is het ten zeerste aan te raden om rond maand 9 tot 11 (week 42-45) een arbeidsdeskundig onderzoek te laten uitvoeren.

De arbeidsdeskundige weegt de medische belastbaarheid (FML) van de bedrijfsarts af tegen de functies binnen uw organisatie. Dit rapport geeft u de juridische en operationele onderbouwing die nodig is om óf vol in te zetten op spoor 1, óf direct spoor 2 op te starten. Hiermee voorkomt u dat u kostbare tijd verliest en het traject pas na de Eerstejaarsevaluatie opstart, waarmee u het risico op sancties effectief elimineert.

Tweede spoor in het kort

Het inzetten van een tweede spoor re-integratietraject is geen keuze, maar een strikte wettelijke verplichting zodra herstel binnen de eigen muren onzeker is. Door de kaders van de Wet verbetering Poortwachter nauwgezet te volgen, tijdig een onafhankelijke arbeidsdeskundige in te schakelen en daadkrachtig op te treden bij eventuele stagnatie, waarborgt u een zorgvuldig proces voor uw werknemer en beschermt u uw organisatie tegen ingrijpende financiële loonsancties.