Op de werkvloer staat u nooit alleen. In welke branche u ook werkzaam bent, u heeft altijd te maken met andere mensen. Of dit nou collega’s, opdrachtgevers, klanten, leidinggevenden of adviseurs zijn: processen treden pas in werking wanneer er samen wordt gewerkt. Het kan voorkomen dat u met mensen samen werkt die niet helemaal in uw straatje passen. Als dit het geval is, kan het fijn zijn af en toe te luchten bij een onafhankelijk vertrouwenspersoon. En het belang van een goed vertrouwenspersoon wordt vaak onderschat.
Wat een vertrouwenspersoon toevoegt
Ongewenst gedrag kan binnen elk bedrijf voorkomen. Hoewel u bij de term misschien meteen denkt aan geweld of seksueel overschrijdend gedrag, kan ongewenst gedrag ook tot uiting komen in discriminatie of pesterijen op het werk. Dit gedrag kan bij werknemers voor problemen zorgen. Hij of zij kan bijvoorbeeld tegen het werk op gaan zien, er kunnen conflicten ontstaan of zelfs psychosociale belasting voorkomen. Ook burn-outs en ziekmeldingen kunnen voortkomen uit ongewenst gedrag.
Een vertrouwenspersoon kan deze ongewenste omgangsvormen voorkomen. Wanneer er namelijk een punt is waar werknemers ongefilterd hun ervaringen kunnen delen, kan er op tijd worden ingegrepen. Er kan bovendien goed worden geadviseerd, en op termijn gezorgd worden voor een structuurverandering die preventie bevordert. Maar ongeveer de helft van de bedrijven geeft aan een vertrouwenspersoon in dienst te hebben. Kijkend naar de belangen van een goede werksfeer, is dit helaas geen goed gegeven.
De taken van een vertrouwenspersoon
Het belang van een vertrouwenspersoon binnen een bedrijf of organisatie mag onderhand wel duidelijk zijn. Maar hoe gaat een vertrouwenspersoon eigenlijk precies te werk? Verschillende taken worden een vertrouwenspersoon toegezegd. Zo biedt hij of zij ten eerste hulp en advies aan de personen die te maken hebben met het gedrag. Door te praten hoopt de vertrouwenspersoon meer inzicht te krijgen in de problemen. Hierdoor kan hij of zij bovendien kijken of de problemen op te lossen zijn in de informele sfeer. Kan dit niet, begeleidt de vertrouwenspersoon “het slachtoffer” door de andere mogelijkheden. U kunt hierbij denken aan het aangaan van klachtprocedures, het spreken van het management of desnoods een doorverwijzing naar hulpverlenende instanties.
Vaardigheden
U kunt zich dan ook vast voorstellen dat een vertrouwenspersoon moet beschikken over sterke communicatieve vaardigheden. Empathie is daarnaast geboden bij het creëren van een vertrouwelijke sfeer. Hierin moeten werknemers zich immers welkom voelen om alles te delen. De vertrouwenspersoon moet niet oordelend, deskundig maar goed kunnen luisteren. Discretie is een grote factor binnen de taken van een vertrouwenspersoon. Deze heeft namelijk uiteraard geheimhoudingsplicht.
Naast adviseur en begeleider, wordt een vertrouwenspersoon ook vaak ingezet als voorlichter. Het is binnen een organisatie of bedrijf belangrijk om te weten hoe omgangsvormen bevorderd, en ongewenst gedrag aangepakt kunnen worden. Een vertrouwenspersoon doet dus veel meer dan dat men zou denken. Een aanwinst in het bedrijf, kan een vertrouwenspersoon bijdragen aan een betere werksfeer.